Politique de confidentialité

Le service TalentBaze est édité et exploité par TalentBaze. Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse [email protected].

Répartition des rôles. Pour les données des candidats traitées dans le cadre d'un recrutement opéré par un recruteur client, ce recruteur (ou son entreprise) agit en qualité de responsable de traitement et TalentBaze agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD (voir notre Accord de traitement des données (DPA)). Pour les données de compte des recruteurs eux-mêmes (inscription, facturation, usage du service), TalentBaze est responsable de traitement.

Nous traitons trois grandes catégories de personnes concernées :

Recruteurs (utilisateurs du service)

• Identité et coordonnées : nom, prénom, adresse email professionnelle, entreprise, fonction.
• Données de compte et d'authentification (gérées via Firebase Authentication).
• Données d'usage : mandats créés, briefs, recherches lancées, échanges, paramètres.
• Préférences d'emails produit et, uniquement avec votre accord, dates de première et dernière ouverture des emails TalentBaze.
• Données de connexion techniques (adresse IP, journaux) à des fins de sécurité et de prévention des abus.

Prospects professionnels et contacts d'entreprise

• Identité et coordonnées professionnelles : nom, adresse email professionnelle, entreprise et fonction.
• Besoin de recrutement déclaré, taille d'entreprise, secteur, niveau de séniorité et degré d'urgence.
• Origine de la prise de contact : formulaire, demande d'accès, invitation, campagne ou signal d'emploi public, y compris les paramètres d'attribution marketing.
• Historique du suivi commercial : statut, propriétaire du compte, tâches, notes et dates de contact.

Candidats (profils sourcés à froid et candidatures entrantes)

• Données professionnelles publiques : nom, prénom, intitulé de poste, employeur, parcours, compétences, localisation, profil LinkedIn.
• Coordonnées professionnelles : adresse email professionnelle et, le cas échéant, numéro de téléphone professionnel, obtenus via des fournisseurs de données de contact ou fournis par le candidat.
• CV et éléments de candidature déposés par le candidat, importés par un recruteur ou repris depuis une boîte de réception autorisée ; dates de réception et contacts confirmés.
• Historique des échanges (emails, messages LinkedIn, SMS), notes d'évaluation et comptes rendus d'entretien lorsqu'ils ont lieu.
• Scores et synthèses produits par l'IA pour évaluer l'adéquation au poste (voir section 8).

L’extension « TalentBaze — Notes de réunion » permet aux membres autorisés de l’équipe de transcrire leurs appels Google Meet et de préparer des comptes rendus et des actions dans TalentBaze. La capture commence à votre demande, après vérification de votre rôle d’organisateur dans le compte Google Agenda connecté. Informez les participants avant de démarrer et recueillez leur accord lorsque celui-ci est nécessaire.

• Données traitées : son de votre microphone et de l’onglet Meet, identifiant et titre de la réunion, état de présence et de sourdine, adresse email du compte associé et identifiant technique de l’installation. L’extension ne capture ni vidéo, ni écran, ni chat, ni sous-titres, ni historique de navigation.
• Traitement : l’audio est transmis par HTTPS à TalentBaze, puis à OpenAI pour la transcription Whisper. Le texte est analysé par OpenAI afin de préparer les notes, décisions et actions liées à la réunion. Les données ne sont pas utilisées par TalentBaze à des fins publicitaires ni vendues.
• Accès : les nouveaux comptes rendus sont accessibles par défaut à l’équipe interne TalentBaze autorisée. Leur accès peut être restreint dans la plateforme. Les destinataires d’une invitation Agenda n’obtiennent pas automatiquement accès au compte rendu.
• Conservation : les morceaux audio restent dans le stockage local de l’extension jusqu’à confirmation de leur réception. Sur TalentBaze, l’audio et la transcription sont conservés 180 jours ; les comptes rendus et actions restent disponibles jusqu’à leur suppression explicite.
• Contrôle : vous pouvez arrêter la capture, déconnecter l’extension et révoquer son accès dans TalentBaze. Les clés OpenAI et les jetons Google ne sont jamais transmis à l’extension. Pour une demande d’accès ou de suppression, contactez [email protected].

L’utilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). Les données de l’extension servent uniquement aux fonctions de prise de notes décrites ici, conformément aux exigences d’utilisation limitée du Chrome Web Store.

TalentBaze conserve des copies des CV importés, du texte extrait et des évaluations. Le texte utile est transmis au prestataire IA pour les fonctions demandées, notamment la détection des CV et leur analyse. La détection peut examiner des documents qui ne sont pas des CV : choisissez des dossiers et une période adaptés au recrutement.

Les CV placés dans le vivier de l’équipe sont accessibles à ses membres RH autorisés. Le départ de l’importateur ne supprime pas les documents de l’équipe. Supprimer une copie TalentBaze ne supprime pas le mail ni sa pièce jointe d’origine dans Outlook.

• Fournir le service de recrutement : sourcing, contact, qualification et suivi des candidats pour le compte des recruteurs.
• Mettre en relation des candidats potentiellement intéressés avec des opportunités professionnelles pertinentes.
• Évaluer l'adéquation d'un profil à un poste à l'aide d'outils d'aide à la décision (IA), le recruteur restant seul décideur.
• Gérer les comptes recruteurs, la facturation et le support.
• Qualifier les demandes d'accès et besoins de recrutement, assurer le suivi commercial et éviter les sollicitations répétées ou non pertinentes.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus, et respecter nos obligations légales.

Pour les recrutements, l’entreprise cliente détermine et documente la base légale adaptée à chaque finalité, notamment la candidature à un poste et la conservation dans un vivier. L’autorisation de connexion Microsoft ne constitue pas le consentement du candidat. Les bases suivantes peuvent s’appliquer selon le traitement :

• Intérêt légitime (article 6-1-f du RGPD) : démarchage à froid de candidats à des fins de recrutement, suivi de prospects professionnels sur la base de données liées à leur activité, et fonctionnement du service. C'est la base principale du sourcing et de la gestion commerciale B2B.
• Exécution d'un contrat / mesures précontractuelles (article 6-1-b) : gestion du compte recruteur et traitement des candidatures entrantes à une offre.
• Obligation légale (article 6-1-c) : conservation de certaines données à des fins comptables ou de preuve.
• Consentement (article 6-1-a) : lorsqu'il est requis, par exemple pour la mesure individuelle d'ouverture des emails TalentBaze (commande dédiée, désactivée par défaut).

Vos données ne sont pas vendues par TalentBaze. Elles sont accessibles aux personnes habilitées pour le recrutement ou le compte concerné et aux prestataires nécessaires aux fonctions utilisées. Les obligations de nos sous-traitants techniques relèvent de l'article 28 du RGPD et de notre accord de traitement des données.

Les prestataires ci-dessous interviennent selon les fonctionnalités utilisées. Un fournisseur de données ou un service connecté peut avoir un rôle distinct de celui d'un sous-traitant technique ; ce rôle et ses conditions doivent être précisés pour le traitement concerné.

Pour ces services, les pays de traitement, les accès de support et les durées de conservation dépendent du service et du compte utilisés ; des traitements hors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis, sont possibles. La liste des fonctions disponibles ne constitue pas une attestation de localisation ni de garanties contractuelles pour chaque connexion. Vous pouvez demander les précisions concernant votre traitement à [email protected].

L'application et les fichiers CV et audio sont hébergés sur Summercloud, l'infrastructure privée exploitée par l'équipe TalentBaze. La base Firestore et les sauvegardes Google Cloud sont situées aux États-Unis. Des archives de l'ancien hébergement Hetzner sont conservées pour la reprise après migration ; ce serveur est arrêté. L'authentification Firebase et les services connectés ont leurs propres conditions de traitement. La localisation du serveur applicatif ne décrit donc pas celle de l'ensemble des données. Pour connaître les localisations et garanties applicables à votre utilisation, contactez [email protected].

Le recours à un prestataire international doit être accompagné d'un cadre de transfert adapté au destinataire, au pays et aux données concernés. Selon le cas, ce cadre peut relever d'une décision d'adéquation ou de garanties telles que les clauses contractuelles types, avec les mesures supplémentaires nécessaires. Le Data Privacy Framework ne couvre que les entités et catégories de données relevant d'une certification applicable ; le seul nom d'un fournisseur ne suffit pas à l'établir. Voir les précisions de la CNIL sur ce cadre.

Pour obtenir les informations et, lorsque cela s'applique, une copie des garanties concernant vos données, écrivez à [email protected]. Les demandes relatives à vos données peuvent aussi être déposées depuis la page d'exercice des droits.

Ces valeurs techniques ne sont pas des durées légales universelles. L’entreprise cliente définit des durées justifiées pour ses finalités. Une consultation, un import ou un nouveau calcul de score ne renouvelle pas le dernier contact candidat. Le nettoyage retire les données actives concernées ; les sauvegardes et les copies chez les services connectés suivent des cycles distincts, à prendre en compte lors d’un effacement. Vous pouvez exercer vos droits via la section 9.

TalentBaze utilise les modèles d'OpenAI pour assister le recrutement : rédaction de messages, synthèse de profils et attribution de scores d'adéquation à un poste. Les textes de profils, CV, messages ou documents utiles à la fonction demandée peuvent être transmis à ce prestataire. Lors d'une transcription, le fichier audio lui est transmis.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment au démarchage.
• Droit à la limitation : demander le gel temporaire du traitement.

Pour exercer ces droits, utilisez notre page dédiée RGPD (effacement, accès, rectification et limitation) ou écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Chaque message d'outreach contient également un lien de désinscription immédiat.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL — www.cnil.fr).

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des communications, contrôle d'accès, cloisonnement des données par compte et équipe RH, journalisation des opérations. L'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service. Les localisations et transferts sont décrits en section 6.

TalentBaze peut adresser aux recruteurs des emails directement liés à l'utilisation du service : bienvenue, aide à la finalisation de l'onboarding, fin d'une recherche, premières réussites et récapitulatif hebdomadaire. Chaque catégorie peut être désactivée depuis Réglages → Notifications.

La mesure individuelle d'ouverture est désactivée par défaut. Si vous l'autorisez explicitement, un pixel invisible propre au message permet d'enregistrer la date de première ouverture, la date de dernière ouverture et un compteur. La fiche d'ouverture ne conserve ni adresse IP ni type d'appareil. Cette mesure est approximative : certains logiciels de messagerie chargent les images automatiquement ou les mettent en cache.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans les réglages. Le retrait empêche les mesures futures et supprime les données d'ouverture déjà rattachées à votre compte. Aucun pixel de mesure d'ouverture n'est ajouté aux messages envoyés aux candidats.

TalentBaze n'utilise que des cookies strictement nécessaires (authentification). Aucun cookie publicitaire ou de pistage tiers n'est déposé. Voir notre politique cookies.

Pour toute question : [email protected]. Nous pouvons mettre à jour cette politique ; la date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de modification substantielle, nous en informerons les recruteurs concernés.